Allgemeine Aufbewahrungsfristen für Akten

Die Aufbewahrungsfristen von Akten & Dokumenten in Unternehmen sind sehr komplex und wohl kaum jemand behält dabei den Durchblick. Wir schon. Falls Sie nicht wissen was weg kann und was nicht, kontaktieren Sie Gewerbelager24.de unverbindlich. Wir checken Ihre Aktenbestände, holen sie ab und übernehmen ab diesem Moment Ihre Archivlogistik. Sie profitieren ab diesem Moment von unserer Erfahrung in Logistik und Intralogistik, so wie von unserem detaillierten Fachwissen rund um die gesetzmäßige und sichere Aufbewahrung von Akten & Dokumenten. Denn Sie müssen fast alles aufbewahren, vom Rechnungsbeleg, über Lohnabrechnungen bis hin zu Eröffnungsbilanzen und der GuV. Im Zweifel raubt ein internes Aktenlager jede Menge Zeit, Nerven und vor allem Platz; sei es auf der Festplatte oder auf der eigenen Gewerbefläche.

Zeit, die viele Unternehmer für Ihre Kunden und Ihr Tagesgeschäft benötigen. Nerven, die Sie für Verhandlungen und die Personalplanung benötigen. Und Platz, für den viele Unternehmen nicht unerhebliche Mieten pro Monat zahlen.

Also einfach ein externes Aktenlager für Ihr Unternehmen mieten und zwar ohne Vertragsbindung und fixe Kosten. Sie zahlen nur genauso viel, wie Sie auch lagern. So können Sie Ihre Lagerkosten optimal an Ihre Auftragslage anpassen.

 

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In diesen Fällen sollten Sie die Akten noch länger aufbewahren

In manchen Fällen ist es sinnvoll, wenn Sie die Aufbewahrungsfristen noch zusätzlich verlängern. Das hängt in fast alle Fällen mit vorläufigen Steuerbescheiden Ihres Finanzamtes zusammen. Es kann nämlich durchaus passieren, dass deren Festsetzungsfrist die Aufbewahrungsfrist für Dokumente übersteigt.

In der Regel umfasst die Festsetzungsfrist einen Zeitraum von vier Jahren. Der Fristlauf startet am 1. Januar nach dem Jahr, in dem die Steuererklärung eingereicht wurde. Die Festsetzungsfrist verlängert sich:

  • auf fünf Jahre, sollte das Finanzamt eine „leichtfertige Steuerverkürzung“ feststellen (§ 378 AO)
  • auf zehn Jahre, wenn das Finanzamt Ihnen eine Steuerhinterziehung vorwirft (Strafttat nach § 370 AO)

 

Welche Unterlagen Sie nicht aufbewahren müssen

  • Angebotsschreiben, die keinen Auftrag zur Folge hatten
  • Anwesenheitslisten, die Sie nicht für die Lohnbuchhaltung benötigen
  • Montats-, Quartals- und Halbjahresbilanzen
  • interne Kosten-, Kontroll-, und Verrechnungsbelege
  • rein statistische Berichte und Unterlagen (z.B. Finanzpläne, Einnahmevorschauen, Umsatzerwartungen)
  • steuerlich irrelevante Kalkulationen und Kassenkontrollstreifen
  • Preis- und Angeboetslisten