Aktenlager: Akten & Dokumente Ihres Unternehmens auslagern

Sicher haben viele Unternehmen Bedenken, wenn Sie planen ihre Aktenbestände, meist sehr sensible Unterlagen, in fremde Hände auszulagern. Trotzdem wissen Sie, dass es notwendig ist. Denn Ihr Platz ist knapp und vor allem wertvoll. Für Einzelhändler ist jeder m2, den sie nicht mit Ware ausstatten können, verlorenes Geld. Kanzleien und Arztpraxen haben meist nicht genug Platz, um die Akten einzulagern, die sie laut den gesetzlichen Verwahrungsfristen und Vorschriften für bis zu 10 Jahre aufheben müssen. Ein externes Aktenlager für Unternehmen ist in diesem Fall eine sinnvolle und effiziente Entscheidung.

Doch auch in allen anderen Branchen dürfte Eines nie zu knapp ausfallen: der Papierkrieg. Mit unserer 12.000 m2 großen Lagerhalle in Hamburg, haben wir uns zu einem vertrauensvollen Nebenkriegsschauplatz für diesen Papierkrieg und die dazugehörige Archivierung entwickelt. Denn wir kümmern uns um Ihre Akten und Dokumente, lagern diese fachgerecht und sicher ein und wenn Sie mal genau den Ordner benötigen, den Sie bei sich nie finden, suchen wir ihn für Sie raus. Denn wir übernehmen natürlich auch die Organisation Ihres Aktenbestandes. Außerdem informieren wir Sie über alle Gesetze und Vorschriften zu den Aufbewahrungsfristen von Akten und zur sicheren Aktenlagerung. Kurz gesagt: Mit uns finden Sie immer genau das, was Sie brauchen, wann Sie es brauchen, ohne den eigenen Platz zu verbrauchen.

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Infos zu Aktenlagerung &  Aufbewahrungsfristen

Die Akten & Dokumente im Büro türmen sich? Lohnabrechnungen, Rechnungen, Auftragsbestätigungen, Inventarlisten – muss wirklich ALLES aufbewahrt werden? Und vor allem wie lange? Für wen lohnt sich die Aktenlagerung auf externer Lagerfläche eigentlich?

Im Prinzip lohnt es sich das Auslagern der eigenen Aktenbestände & Archive für alle Unternehmen die nicht bereit sind, die meist hochpreisig angemieteten gewerblichen Quadratmeter mit nutzlosen Aktenbergen zu belegen. Das ist sehr häufig bei Händlern in guter Lage, Arztpraxen und Kanzleien der Fall. Aber auch bei allen anderen Arten von Unternehmen, vom Spediteur bis zum Fitness-Studio. Papier & Daten sind überall.

Es ist also möglich, Platz und Ordnung zu schaffen. Einerseits, indem Sie Ihre Akten & Dokumente bei Gewerbelager24 einlagern und andererseits, indem Sie parallel dazu einfach alles wegwerfen, was Sie nicht mehr aufbewahren müssen. Aber was genau ist das eigentlich? Die Aufbewahrungsfristen für Akten sind eindeutig, aber auch umfangreich und unübersichtlich definiert. Außerdem gibt es viele Ausnahmeregelungen. Wir bringen Licht ins Dunkel der Aufbewahrungsfristen, Datenschutz-Richtlinien und weiterer Vorschriften. Außerdem setzen wir die Dynamik und Schnelligkeit, die wir in 35 Jahren Expressversand gesammelt haben, für Ihre Archivlogistik ein. Sie profitieren von schnellen Reaktionszeiten und großer Flexibilität.

 

Korrekte Lagerung – Was ist zu beachten?

Die gesetzlichen Vorgaben zur korrekten Aktenlagerung sind vor allem Eines: umfangreich. Dabei klingt Alles so einfach. Der Gesetzgeber verlangt eine „geordnete“ Aufbewahrung. Na, wenn es sonst nichts ist. Ein paar Schränke aufgestellt, alles fein zusammengeheftet und mit Klebestreifen beschriftet und dann passt das schon. Buchhaltung und Steuern laufen meistens sowieso digital. Nein, damit ist es leider nicht getan. Zwar gibt es kein vorgeschriebenes Ablagesystem, bestimmte Datenträger oder spezielle Speichertechnologien. Sie müssen also nicht zwangsweise zurückkehren, zu Metern an Aktenordnern und Tonnen von Papier. Aber die Anforderungen an die Speicherergebnisse sind durchaus gesetzlich sehr konkret gefasst.

Die Buchführung darf am PC erfolgen und auch Steuerunterlagen dürfen digital aufbewahrt werden. Aber nur, wenn sie den „Grundsätzen der ordnungsgemäßen Buchführung“ (Gob) entsprechen. Und denen ist immerhin ein eigener Wikipedia-Artikel gewidmet worden, der vor Paragraphen nur so strotzt.

 

GoB vs. GoBS – Was ist zu beachten?

Die GoB unterteilen sich in gesetzlich festgeschriebene Regeln und in Handelsbrauch, welcher Einzug in das geltende Recht erhalten hat. „Keine Buchung ohne Beleg“ jeder Kaufmann muss diesen Grundsatz kennen und beachten.

Man muss bei den gesetzlichen Vorgaben zur Aktenlagerung vor allem in „Digital“ und „Nicht-Digital“ trennen. Bei herkömmlichen Akten, abgelegt in Ordnern, Mappen und Schränken, gelten deutlich weniger Regeln. Das Wichtigste ist einfach, dass sie in angemessener Zeit zugänglich gemacht und erfasst werden können. Für digitale Akten gelten die „Grundsätze ordungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (PDF)“ (GoBS)eine präzisierte Form der GoB.

  • digital gespeicherte Informationen müssen für die Dauer der geltenden Aufbewahrungsfrist jederzeit und unverzüglich lesbar gemacht werden können
  • das Equipment dafür (Software, Lesegeräte und Personal), muss der Unternehmer auf eigene Kosten bereithalten
  • die Organisationsanweisungen müssen vorgelegt werden können; eine Art Gebrauchsanweisung für den Prozess hinter der Aktenlagerung
  • Buchführung & Dokumentation müssen so angelegt werden, dass sich ein Prüfer in angemessener Zeit zurechtfindet und sich einen Überblick über das Unternehmen verschaffen kann
  • es muss zu jedem Zeitpunkt ein gezielter Zugriff auf alle gespeicherten Daten möglich und jeder Beleg schnell auffindbar sein
  • Für die Sicherung der Datenträger gibt es keine Vorschriften, während die Finanzverwaltung aber klar zu Beschreibungsstandards in XML-basierten Formaten rät

 

Datenschutz & Datensicherungskonzept

  • Sachgerecht gesetzte Zugriffsrechte schützen vor unberechtigter Datenmanipulation und zugleich vor der Kenntnisnahme durch Unbefugte

  • In regelmäßigen Zeitabständen sollten Datensicherungen (Backups) durchgeführt werden. Sind z.B. einmal besonders viele Buchungen vorgenommen worden oder ist sonst eine außergewöhnliche Datenmengen angefallen, so ist anschließend eine zusätzliche Sicherung zu empfehlen. Man sollte die Datenträger periodisch auf ihre Lesbarkeit hin überprüfen und bei Bedarf Ersatz schaffen

  • das Backup-Medium sollte nur an geeigneten Standorten gelagert werden. Ideal wäre ein Raum, zu dem nur ausgewählte Personen Zugang haben. Dieser bzw. der Behälter, in dem die Daten aufbewahrt werden (z.B. ein Tresor), ist ausreichend gegen alles zu sichern, was Datenträger beschädigen und Daten beeinträchtigen kann: Feuer, hohe Temperaturen, Feuchtigkeit, magnetische Felder etc. Auch an eine taugliche Einbruchs- bzw. Diebstahlsicherung sollten Sie hier denken